フリーランス入門

フリーランスはタスク管理が超重要!おすすめツールも紹介

フリーランス タスク管理

フリーランスは一人で案件受注・スケジュール管理・納品・請求を行わねばならず多忙です。そのため
「つい連絡を忘れてしまっていた!」
「昨日時間がある時はA案件を進めようと思っていたのに忘れていた!間に合わないかも」
なんて冷や汗をかいたことのある方もいるのではないでしょうか。

期日を守り信用を損なわないことが重要なフリーランスにとって、タスク管理は非常に重要なポイント。そのタスク管理業務をサポートしてくれるのが「タスク管理ツール」です。

今回はタスク管理の重要性と、おすすめのタスク管理ツールを6種類解説します。
チェックして、稼げるフリーランスを目指しましょう!

フリーランス業務はタスク管理が重要

フリーランスとして仕事をする上で、タスク管理は避けては通れない重要な業務です。

フリーランスは案件探しから納品、請求業務まですべて一人で行います。加えて仕事に関連する小さな業務を複数並行して行うため、管理が甘ければタスクの抜け・漏れ・忘れが起きる場合も。

納期遅れ・連絡ミス・納期忘れが起きれば「この人に仕事を任せられない」と信用を損なってしまいます。
そうしたミスを起こした場合、案件の継続はないと思っておいたほうが良いでしょう。

進捗度合い・優先順位・納期などを管理するタスク管理ツールを使いこなすことは、フリーランスとして必ず抑えるべき基本事項と言えます。

タスク管理ツールを導入するメリット

タスク管理ツールは、フリーランスが仕事をする上で非常に役立つツールです。具体的にどういうメリットがあり、どう働き方をサポートしてくれるのか、5つご紹介します。

業務の抜け・漏れを防げる

最大のメリットとして、仕事の抜けや漏れを防げる点が挙げられるでしょう。

タスクとその期日を登録しておけば、納期やミーティングなどの重要なタスクも、スキマ時間でできるタスクも全て把握できるようになります。登録したタスクを見返すことで「この業務、すっかり忘れてた!」なんて事態を防止できるのです。

またタスクの入力時に重要度をランク付けしておけば、優先順位にのっとり効率的に業務を進められます。タスク管理ツールは、いわばフリーランス専属秘書さんとも言えるでしょう。

現状把握がしやすい

「今行っている業務の進捗はどれくらいで、納期までどれくらい余裕あるか」という現状把握は、どんな仕事でも必要不可欠です。

仕事は納期から逆算し、間に合うよう計画的に遂行する必要があります。タスク管理ツールと使うと、そうした進捗度がわかりやすくなり生産性があがるのもメリットです。

現状把握ができれば案件の進捗がわかるだけでなく、追加で仕事の相談があったときの受注可否の判断に役立ちます。キャパシティオーバーせず、かといって時間を持て余すことなく、安定して仕事をするための必須ツールとも言えるでしょう。

優先順位を付けやすい

  • 案件の納期はそれぞれいつか
  • やらなくてはならない工程はそれぞれどれくらい残っているか
  • 今やれる業務は何があるのか
  • いつまでにどれくらいまで進めなければならないのか

こうした点を可視化し、優先順位をつけやすくするのもタスク管理ツールを導入するメリットです。仕事ができる時間・納期に合わせて、優先順位に従い無駄なくタスクを消化、仕事の効率を上げることが可能です。

「あの時あの業務ではなく、こちらを進めておくべきだった!」なんて後悔をしたことのある方は、タスク管理ツールを導入するべきと言えるでしょう。

情報共有しやすい

タスク管理ツールを使えば、どの工程がどのくらいまで進んだかがひと目でわかりやすくなります。チームでプロジェクトを進めている場合は、アプリを開けばチーム全体の進捗の把握も可能。非常に役立つでしょう。

またタスク管理ツールの中には、タスクが完了した時やタスクの進捗を変更したときなどにメンバーに通知が届くものもあります。リアルタイムで情報が共有でき、業務連絡漏れの心配がありません。

自分のキャパシティを把握できる

仕事を工程ごとに分けタスク管理ツールに入力していくと「この日はこれでいっぱいいっぱいだからB案件の着手は一日ずらそう」「この時期はもう少し仕事を入れられるから案件探しを前の週でやろう」といった調整ができます。

スケジュールを把握し調整することで、月に何本まで案件を受けられるのか具体的な数を把握でき、仕事に活かしやすくなるのです。

自分のキャパシティが把握できていれば、追加で仕事の相談があった場合も責任をもって受注・見送りの判断ができるようになります。「納期に間に合わない」を予防するためにも、タスク管理ツールは有効です。

タスク管理ツール導入のデメリット

一方、タスク管理ツールを導入することで被るデメリットもあります。ここでは3つご紹介します。

空きがあるとついタスクを詰め込んでしまう

スケジュールを確認し余裕があると、ついタスクを詰め込んでしまいキャパシティぎりぎりまで仕事をしてしまう場合があります。

「明日は休みにしておこうと思ったけど、手が空いているしこの仕事受注してしまおう」と追加案件を引き受けた経験のある方もいるのではないでしょうか。

フリーランスは収入が不安定になりがちなので、案件はできるだけ抱えておこうとする人も多いようです。

スケジュールが空いていたとしても必要な休みはとり、仕事を詰め込みすぎないようにしましょう。休日にすることをタスクとして組み込んでしまうのもおすすめです。

管理が面倒くさく感じる人も

仕事を受注したとき、スケジュールに変更があったときなど、タスク内容の登録・修正が発生したら自分で登録しておかなくてはなりません。登録の際には追加する案件を工程でわけ、日数を配分し、入力する一連の作業が発生します。

案件の追加以外にも、1工程終われば属性を変更し、また次の工程に着手するというちょっとした「面倒臭さ」が発生します。この作業を手間に思ってしまう方もいるでしょう。

しかし当然ながら、タスク管理ツールを活用するためにはこの手間は避けて通れません。面倒くさがりな方にとってはデメリットと言えるでしょう。

小さなタスクでもタスク化してしまう

例えば顔を洗う、デスクを整理する、メールチェックをするなど、毎日のルーティンとなっているような小さな物事も登録してタスク化してしまう場合があります。

タスクを消化すれば達成感が生まれますが、そうした「タスク」まで登録してしまうと、ごちゃごちゃして本末転倒になってしまう場合があります。

タスク管理から「完璧なスケジュール」「充実したタスク」作りへ目的がすり替わってしまわないよう、タスクの取捨選択をすることも重要です。

おすすめタスク管理ツール6選

それでは実際どんなタスク管理ツールがあるのか、6つのサービスとその特徴をご紹介します。

Backlog

(引用:Backlog)

Backlogでできることには以下のものなどがあります。

  • 課題のお知らせ・締め切り管理
  • ガントチャート自動作成・マイルストーン作成
  • 親課題・子課題へのタスク分割
  • 作業状態の設定機能(未対応・処理中など)

中でも課題の締め切り管理機能は便利。締め切りを設定すれば自動でガントチャートが設定されるため「タスク登録もガントチャート登録もするのは面倒くさい」と感じる方にもおすすめです。

Backlogは30日間無料で使用でき、その後は有料となります。まずは一か月間試してみましょう。

Trello

(引用:Trello)

Trelloできることは以下のものがあります。

  • 締め切りの管理
  • 直感的操作
  • フィードバックやコメントの作成・追跡
  • ラベル設定・タスクのカテゴリー分け
  • アプリ間同期

Trelloはタスクを付箋のようにして貼り付け・移動させられるツールです。タスクを登録した「カード」は「ボード」上で操作します。

カードには期限・添付ファイル・コメントなど必要な情報を登録。直感的に扱いやすい、複数案件を同時進行しても把握しやすい、と人気ツールの一つです。

Torelloは無料プランでカード・メンバーが使い放題。多くのタスク管理ツールで使われる「カンバン方式」を採用していることもあり、まずはツールに慣れたい方にもおすすめです。

Wrike

(引用:Wrike)

Wrikeでできることには以下のものがあります。

  • 業務に応じたワークフロー・タスク依頼フォームの設定
  • タスクへのコメント
  • ステージごとの進捗把握
  • ガントチャート・カンパンボード・カレンダーのお好きなものを活用
  • スケジュール共有

Wrikeはプロジェクトにあわせてオリジナルのワークフローを作成できます。加えて表示方法もガントチャート・カンバンボード・カレンダーの3つから最適なものを選べ、プロジェクトの工数や使用者に合わせた使い方ができるのが特徴です。

Jooto

(引用:Jooto)

Jootoでできることには以下のものがあります。

  • ドラッグ&ドロップで直感的に使えるカンバン方式
  • 1ダッシュボードでの複数プロジェクト・タスク管理
  • ガントチャート作成
  • プロジェクト横断でタスクを見る
  • チームメンバーのタスク閲覧

Trelloと同様に、付箋を貼ったり剥がしたりする感覚で使える「カンバン方式」のタスク管理ツールです。加えてガントチャートも使用できるため、プロジェクトの全体把握も簡単。わかりやすく使いやすいツールを探している方におすすめです。

Brabio!

(引用:brabio)

Brabio!でできることには以下のものがあります。

  • 担当状況ビュー
  • エクセルファイル一括出力
  • 進捗率(達成率)の管理
  • 外部メンバーを加えてのスケジュール共有
  • つぶやき機能や掲示板機能でのコミュニケーション

Brabio!はガントチャート作成が簡単なのが特徴です。「初心者専用のクラウドツール」であり、ガントチャートを作ったことがない方も安心して導入できます。またweb上でタスク管理を行うため、現在最新のスケジュールデータを、外部メンバーを加えて共有でき、詳しく工数や日程を決めたい場合も便利です。

Todoist

(引用:Todoist)

Todoistでできることには以下のものがあります。

  • タスクの優先度設定
  • セクションとサブタスクの設定
  • リマインダーでお知らせ機能
  • プロジェクトの共有・通知
  • メールでタスク追加

タスクを多く抱える方におすすめなのがTodoistです。多くあるタスクをセクション・サブタスクとして整理できることに加え、リマインダーでお知らせする機能もあります。「登録していたはずなのに、うっかりしていた」なんて事態を防止できるツールです。

おすすめタスク管理ツール比較表

Backlog Trello Wrike jooto Brabio! Todoist
無料プラン なし あり あり あり あり あり
有料プラン料金 12,980円/月~
(一か月間無料おためし期間)
$10USD/月~ $9.80

ユーザー/月

1ライセンス500円/月 3,300円/月 338円/月
使用人数上限 無制限 無制限 無制限 無制限 10ユーザーまで 25人
クラウド/インストール クラウド型 クラウド型 クラウド型 クラウド型 クラウド型 クラウド型
ガントチャート あり なし あり あり あり なし
他ツールとの連携 なし Slack

Dropbox

Google Drive

Google Drive

Microsoft Office 365

Box

DropBox

など 

Googleカレンダー

Slack

chatwork

Excel出力あり outlook

chrome

Gmail

Googleカレンダー

など

「フリーランスはタスク管理が調重要!おすすめツールも紹介」のまとめ

フリーランスとして活動する上で、最も重要とも言えるのがタスク管理です。納期の遵守、進捗の管理・把握なども、タスク管理ツールを活用すれば漏れ・抜けを防止できます。
今回ご紹介した6種類のツールはどれも使い勝手の良いものばかりです。無料プランや無料期間があるので、ぜひ活用してみてください。

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